In der Teams Community seit langem heiß diskutiert - von vielen gehasst und von einigen geliebt. Das in Teams integrierte Wiki bot bisher eine einfache und in jedem Team integrierte Möglichkeit Informationen zu hinterlegen. Diese Funktion wird nun von Microsoft eingestellt.
Wann ist noch nicht ganz klar, zumindest können in unseren Tenants bereits keine neuen Wikis mehr angelegt werden. Die alten können aber noch wie gewohnt benutzt & bearbeitet werden. Ein finales Ende war bisher auf Ende April datiert, dies ist aber jetzt nicht mehr bestätigt.
Die offizielle Ankündigung findet sich im Admin-Center: https://admin.microsoft.com/?ref=MessageCenter/:/messages/MC496248
Langfristige Alternative: OneNote
Die Alternative? Klar! Microsoft's Notizentool OneNote. Es findet bereits lange in Teams platz und bietet, gerade für größere Notizen, deutlich mehr Funktionen, bessere Text-Edits und Grafik-Unterstützung.
Wird ein Notizbuch benötigt, kann dies einfach als Kanal-Tab mittels "+" angehängt werden und für das Team wird ein vollwertiges OneNote hinterlegt, dass auch dann (im Gegensatz zum Wiki) mit den Client-Versionen von OneNote auf Windows, macOS, iPadOS, Android und iOS synchronisiert werden kann.
Mittelfristig soll nach der Umstellung aber wie bisher automatisch ein "Notes powered by OneNote"-Tab in jedem neuen Kanal hinterlegt werden! Dies soll aber dann nur ein Abschnitt im jeweiligen Team-Notebok werden! Super 💪🏻
Migrationsweg
Was passiert nach Datum x mit den bestehenden Wikis?
Microsoft bietet hier eine integrierte Möglichkeit die Wikis in OneNote umzuziehen, dies soll durch die User mit wenigen Klicks geschehen. Es gibt bereits eine Animation die den Prozess zeigt:
Hinweis: In unseren Test- und TAP (Technical Adoption Program)-Tenants ist dieser Migrationsweg noch nicht verfügbar. Quelle: Microsoft.com
OneNote Viewer jetzt in Teams Mobile App!
Wichtig besonders für Frontline bzw. Mobile-Worker: Bisher muss für den Zugriff zum neuen "Notes by OneNote" bzw. eben zu OneNote noch der OneNote-Client auf dem iPad, iPhone oder Android Smartphone/Tablet installiert sein. Dies wird sich bald ändern.
Microsoft integriert einen sog. "OneNote Viewer" in die Teams App! Dieser ist bereits im Rollout und befindet sich in der General Availability. Überprüft doch mal die App-Versionen auf euren Geräten und prüft ob ihr bereits mit Teams OneNote-Notizbücher öffnen könnt.
Offizielle Ankündigung: Microsoft 365-Roadmap – Microsoft 365-Update | Microsoft 365
Meeting Notes wird gleich mitbeerdigt!
Im Gegensatz zum Ende des Wikis, hat Microsoft auf ihrer Roadmap offiziell bestätigt dass die integrierten Meeting-Notizen, die ähnlich schlecht erreichbar waren wie das Wiki, nun auch umgezogen werden.
Auch diese finden sich jetzt bald in einem vollwertigen OneNote wieder. Hier können ebenfalls wie bisher wieder mehrere Personen daran arbeiten und gleichzeitig Notizen teilen oder die Informationen bearbeiten.
Fazit
Ich finde: Ein guter Schritt von Microsoft! Weniger kleine Apps, die die Anwenderinnen und Anwender verwirren! OneNote wird als App und Oberfläche präsenter und bekommt so mehr Aufmerksamkeit und Nutzung. Die Meeting-Notes waren meiner Meinung nach ohnehin schlecht wiederauffindbar und dezentral abgelegt. Die Idee vom Wiki gut, aber dann nie final in SharePoint und Teams nachhaltig integriert. Ich freue mich auf die Änderungen und auf die einheitliche Verwaltung von Notizen und Dokumentationen im Team wo es hingehört - in OneNote!