Microsoft 365 und Teams breitet sich aus wie ein Lauffeuer. Viele Unternehmen stellen auf die neue und moderne Kollaborationsplattform um und damit ändert sich auch die Art wie wir Projektmanagement machen.
Wir erstellen Teams für Projekte, fügen das Projektteam hinzu und legen die Projektdaten im Team ab. Es gibt einige Apps, die uns im Projektmanagement und/oder bei unseren Standardprozessen für Projekte mit Teams helfen können. Hier sind die besten, kostenfreien Teams Apps für Projektmanager*innen und das Projektteam!
Daniel Rohregger
Projektmanager & Productivity Consultant
Als Projektmanager und Programm Manager für Projektsteuerungsprozesse habe ich mehrere Jahre an internen Projektvorgehen und -Standardprozessen gearbeitet und diese entworfen. Der Fokus liegt immer auf Microsoft 365 und die moderne Zusammenarbeit mit Teams & Co. Aus dieser Erfahrung berichte ich auf meinem Blog. 1. Planner
Das dürfte für viele wenig überraschend sein. Für mich seit Jahren die Nummer 1 App für gemeinsame Projektsteuerung.
Planner ist ein modernes, an Kanban angelehntes Aufgabenboard das von Projektmanagern, Teammitgliedern und Gästen in Teams gleichermaßen bedient werden kann. Es ist transparent, kostenfrei und perfekt in M365 integriert.
Als Projektmanager können wir z.B. Buckets, Labels und Nutzung vorgeben. Wir können in Steuerungsrunden Tasks erstellen und alle Projektmitglieder können während des Projekts Tasks erledigen, Daten hinzufügen, Kommentare hinterlegen, etc.
Aber auch eine selbständige Nutzung des Planner durch das Team ist jederzeit möglich. Die Bedienung ist einfach und die integrierten Reports bieten auch die Möglichkeit für Management und Steuerungskreise leicht KPIs und Ergebnisse abzuleiten. Mit den integrierten Filtermöglichkeiten können wir auch komplexe Taskboards für die jeweiligen Situationen im Projekt einfach durchsuchen und individuell anpassen, ohne die Grundstruktur zu ändern.
Wer alles über Planner wissen möchte, kann ich mein Youtube-Video und den begleitenden Blog-Beitrag ans Herz legen.
2. Milestones-App
Wenn ihr intern oder mit Kunden mit Meilensteinen arbeitet, ist diese kostenfreie Teams-App das Richtige für euch!
Diese automatisierte Power-App kann mit wenigen Klicks im Team hinzugefügt werden und ist komplett kostenfrei. Die Milestones-App ist nicht in andere Tools integriert dh. ihr könnt bspw. unabhängig von euren ganzen inhaltlichen Planner Aufgaben die wichtigsten Meilensteine als Überblick planen.
Zu den Meilensteinen könnt ihr wichtige Unterziele / Teilaufgaben aufbauen. Ich verwende das gerne in großen Projekten, um den Planner nicht zusätzlich mit Langläufer-Aufgaben zu füllen und so etwas Housekeeping betreiben. Die Milestones werden einzeln geplant und können auch farblich gekennzeichnet werden. Dazu können Unteraufgaben erstellt werden, die zu den Meilensteinen gehören, diese können zugewiesen werden und mit verschiedenen Eigenschaften wie Priorität / Zieldatum / Kategorie / Status / etc. versehen werden. Dabei können alle Eigenschaften sowohl namentlich - als auch farblich angepasst werden:
Technisch läuft im Hintergrund eine PowerApp, dies bedeutet das die App auch erweitert, integriert und individualisiert werden kann! Für alle die einen Blick darauf werfen möchten gibt es eine offizielle Dokumentation von Microsoft: Understand Milestones sample app architecture - Power Apps | Microsoft Docs
3. Teams Approvals App
In Projekten brauchen wir auch oft Freigabe- und Protokollprozesse. Mit der Teams Approvals App können wir einfach und effektiv entweder interdisziplinär im Projekt z.B. Vertretungsprozesse einrichten oder auch bspw. Budgetanträge darüber abwickeln, kleinere Aufgaben und Entscheidungen protokollieren.
In diesem Youtube-Video zeige ich, wie in einem Projekt ein Budgetfreigabeprozess eingebaut werden kann und wie dies in einem Template für ein spezifisches Projektteam erstellt werden kann.
Mit der Approvals App können wir sogar über die Audit-Logs Entscheidungen und Anfragen langfristig sichern und nachvollziehen und haben die Möglichkeit sowohl Templates für Teams oder für die gesamte Organisation zu nutzen.
Durch die Möglichkeit des Datei-Uploads können Dokumente unterschrieben und Angebote freigegeben werden. Außerdem lässt sich die Apps in Adobe Sign und DocuSign einbinden. Insgesamt ein Tool das nicht nur fürs Projektmanagement interessant ist.
Mehr Informationen zur Approvals App findet ihr in diesem Blogbeitrag: Freigabeprozesse mit der Teams Approvals-App in deutschen Unternehmen (rohregger-it.de)
4. Praise-App / Ein Lob senden
Ein häufiges Feedback das wir vor allem vom internen Projektteam in Projekten bekommen ist
"Wir schauen im Projekt oft nur darauf was nicht passt und sehen gar nicht was alles glatt und gut läuft. Auch der Kunde hat oft keinen Blick dafür"
Dagegen bietet uns Teams ein effektives und schönes Werkzeug. Die "Praise"-App (zu
Deutsch "Lob"-App) gibt uns die Möglichkeit unseren Team- bzw. Projektmitgliedern ein Danke zu schicken. Dabei können wir aus verschiedenen Mottos wählen und eine persönliche Nachricht hinzufügen.
Dies wird dann als Beitrag im Teams Kanal für alle sichtbar gepostet. Es motiviert und zeigt, dass auch gute Aktionen gesehen werden. Eine kleine Geste die gezielt und in richtigem Rhythmus eingesetzt wird, ein Team motivieren und stärken kann.
Ich persönliche kombiniere das mit einer Aufgabe in meiner ToDo-App die sich alle 14 Tage am Freitag wiederholt, dh. alle 2 Wochen überprüfe ich meine Projekte und überlege:
Wo haben wir Meilensteine erreicht?
Wo gab es gute Einzelaktionen?
Wer oder Wo gab es besonderen Einsatz oder hohen Pragmatismus?
Danach suche ich mir die Projektmitglieder*innen aus und sende einen Praise im Team! Es fühlt sich gut an und man bekommt auch oft Feedback zurück. Einfach eine schöne Geste
5. Share to Teams / Mit Teams teilen
Weniger eine Teams App als eine Teams-Funktion bzw. Outlook-Funktion. Für mich aber ein elementarer Bestandteil meiner Arbeit und dies spart mir jedes mal wertvolle Minuten.
Ein Großteil der offiziellen Kommunikation (gerade mit Kunden) läuft immer noch über E-Mail. Dh. bei unserem Ziel alle notwendigen Daten und Informationen zum Projekt immer mit dem Team und in Teams zu teilen, kommen wir dort oft an die Grenzen da die Daten in unserer Mailbox liegen (oder in der Mailbox unserer Kolleg*innen).
Mit Share to Teams ist das Geschichte! In wenigen Sekunden landen unsere E-Mails auch im Teams, Anhänge werden direkt in SharePoint Online (in der Teams Site) auch abgespeichert und die E-Mail wird als Beitrag im Teams hinterlegt unter dem auch kommentiert werden kann. Es ist ebenfalls möglich die E-Mail & Anhänge in einen 1:1 oder Gruppenchat zu routen.
Wir erhöhen die Transparenz, legen die Daten nachhaltig ab und sind kein Single Point of Failure mehr, wenn wir im Urlaub sind und keiner auf die alte E-Mail Zugriff hat. Außerdem können Teammitglieder auch direkt wichtige Informationen die Sie vom Kunden bekommen haben, weiterleiten.
Share to Teams ist bereits in Outlook Desktop und Outlook for the Web verfügbar. Ich rechne damit das es auch bald für Outlook Mobile verfügbar sein wird.
Solltet ihr Fragen haben, meldet euch gerne bei mir, am besten auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/drohregger/
Ich freue mich auf den Austausch und eure Fragen.
Viel Spaß bei modernen Projektmanagement & Teams!
Mit freundlichen Grüßen
Daniel Rohregger