Microsoft Project - ein Urgestein aus der (Microsoft) Softwareschmiede ist mit der Zeit gewachsen und hat sich weiterentwickelt. Gerade bei den Veränderungen und Namenswechseln in letzten Jahren ist nicht jeder mitgekommen.
Zeit einmal damit aufzuräumen, Zeit zurückzublicken. Welche Software hat welchen Einsatzzweck und welche Software kann was - und was nicht. Beginnen wir mit der Begriffsdefinition.
Folgendes erwartet euch in diesem Blogeintrag:
1. Begriffsdefinition
Zu Beginn, kurz eine Erklärung der verschiedenen Begrifflichkeiten:
Software | Erklärung | Quelle |
|---|---|---|
Project Desktop (2019) Project Standard Project Professional | Die lokale Installation und quasi der "Client" der Project-Suite. Erstellen und verwalten von eigenständigen Projektplänen. | |
Project Online | Der Sharepoint (Online)-basierte Ableger von Microsoft Project (Server). PMs können Projekte verwalten und Portfoliomanager Multiprojektmanagement betreiben. | |
Project for the Web | Eine ganz neue und im Dataverse entwickelte SaaS-Applikation die im Kontext von Microsoft 365 zu Hause ist. Sowohl Projektmanager als auch Mitglieder können hier arbeiten. | |
Project Server | Umfangreiches Projekt- und Portfolio-Management gemeinsam mit anderen. 100% lokal als Sharepoint Server Instanz. Fokus auf Multiprojektmanagement und Ressourcen. |
Zusammengefasst: Der Project Desktop 2019 / Professional Client kann sowohl lokale .msp-Dateien anzeigen als auch Project-Pläne die auf Project Online (Sharepoint Online) und Project Server (Sharepoint on-premises) liegen.
Project for the web ist ein 100%-iges Cloud-Produkt, neu entwickelt kann nur über den Webbrowser geöffnet werden. Es gibt weder App noch Kompatibilitätsmöglichkeiten diese Pläne mit anderen Programmen zu öffnen.
2. Funktionsunterschiede
Der Funktionsumfang der bisherigen Project-Suite ist riesig. Seit 1984 gibt es diese Software und Sie wurde seitdem stetig weiterentwickelt und verbessert. Seit 2002 unter der Hand von Microsoft.
P4W will leicht und einfach sein, es will die vielen, kleinteiligen, teilweise sehr komplexen und oft nicht notwendigen Features von Project Online / Desktop hinter sich lassen und sich auf die Stärken zu konzentrieren.
Einige von uns sind aber genau diese Detailtiefe gewohnt und stoßen so schnell an Grenzen bei P4W. Ein vollständiger Featurevergleich macht deshalb keinen Sinn und wir sehen uns das an, was P4W kann und wo mit Einschränkungen zu rechnen ist!
Feature | Project for the web | Project Online / Desktop |
Planen von abhängigen Vorgängen in Phasen | ✔ (3 Planungsmodi verfügbar) | ✔ |
GANTT-Chart | ✔ (Ausschnitt durch Zoom veränderbar) | ✔ (sehr anpassbar) |
Meilensteine | ✔ | ✔ |
Kritischer Pfad | ✔ | ✔ |
Darstellung als Board (KanBan) | ✔ | ❌ |
Export-Möglichkeiten | ✔ (nur PDF, stark eingeschränkt) | ✔ (sehr anpassbar) |
Erstellung von Roadmaps | ✔ | ❌ |
Zusammenarbeit mit anderen (& externen / Gästen) | ✔ | ✔ (eingeschränkt) |
Teams-Integration | ✔ | ❌ |
Anbindung an M365 via PowerPlattform | ✔ | ❌ |
Hinterlegen von projektspezifischen Kalendern | ✔ | ✔ |
Ressourcenmanagement | 🄧* | ✔ |
Risikomanagement | 🄧* | ✔ |
Zeit- und Budgetreporting | 🄧* | ✔ |
* Microsoft bietet eine kostenfreie Erweiterung ("Project Accelerator") auf Basis einer Power-App die in die Lizenzierung inkludiert ist.
3. Project Accelerator
Was ist das denn jetzt? Ganz einfach - ein ehemaliges Community-Projekt!
Microsoft hat gemerkt, dass P4W Anklang findet und auch in großen Unternehmen für komplexes Projektmanagement genutzt wird.
Leider fehlte genau diesen Unternehmen die Granularität und die Auswertbarkeit von verschiedenen Projekten über das gesamte Portfolio. Multiprojektmanagement, Kennzahlen wie Budgets, Risiken und Ressourcen sind über mehrere Projekte out of the box nicht analysierbar wie z.B. bei Project Online oder Project Server.
Zum Glück liegen aber alle Daten von P4W im Dataverse wo sie ohne Probleme von z.B. der Power Plattform über PowerBi und Flows genutzt, abgefragt und erweitert / geändert werdet können.
(Screenshots Quelle: github.com)
Der Project Accelerator ist eine Lösung, die fertig in Englisch daherkommt und in den Tenant provisioniert werden kann. Dazu ist grundlegendes KnowHow im Bereich der Power Plattform notwendig. Das Beste: Die Lösung ist Open Source, kann den eigenen Bedürfnissen angepasst werden, ist erweiterbar und offiziell über die Project Plan-Lizenzen lizenziert und sogar über den Microsoft Supportvertrag abgedeckt.
Offizieller Download sowie Installation-Anleitung findet sich auf GitHub: GitHub - OfficeDev/Project-Accelerator: An Accelerator solution for Project for the web
4. Lizenzierung
Die Lizenzierung ist leider teilweise sehr granular und speziell mit Hinblick auf die verschiedenen User-Typen bei Project.
Daher erwartet euch diese Info in einem späteren Blogbeitrag!
5. Microsoft Planner vs. Project for the Web
Über eines haben wir noch gar nicht gesprochen - nämlich Microsoft Planner.
In der "Board"-Ansicht von Project for the web sieht es fast so aus wie Planner - da ist die Frage nach dem Unterschied bzw. dem optimalen Einsatzzweck durchaus berechtigt.
Bei Project for the web konzentrieren wir uns auf Projektmanager - diese können zur Veranschaulichung oder besseren Arbeit auf die Board-View umschalten.
Der Planner hingehen ist kollaborative - er ist für die gemeinsame (Zusammen-)arbeit an Arbeitspaketen und Aufgaben gedacht. Er ist sozusagen eine Stufe tiefer bzw. detaillierter als ein Projektplan. Man könnte z.B. sagen: Project for the Web (Board View): Task Board mit Teilprojekten, Abschnitten, Sprints, Phasen, Meilensteinen und wichtigen Aufgaben
Planner Board: Task Board mit Arbeitsaufgaben, Lieferinkrementen, Produkten, Risiken, etc.
Um jetzt von den einzelnen Teilprojekten noch eine Stufe nach oben zu gehen, bietet uns Project for the web:
6. Roadmaps
Dieses Feature ist ganz neu und vor allem für PMs Interessant die in einer Art Funktion wie Programm-manager, Programmverantwortlicher, PMO-Lead oder ähnliches unterwegs sind.
Es bietet die Möglichkeit mit ein paar Klicks, z.B. wichtige Meilensteine, Phasen oder einzelne Aufgaben aus verschiedenen Projekten P4W in eine Gesamtansicht zu holen und so das Wichtigste aus verschiedenen Projektplänen in einer Ansicht zu sehen und so bspw. Projekte die in Teilprojekte oder Teilprogramme in verschiedenen Projektplänen gesplittet sind anzuzeigen. Hier lassen sich ebenfalls Projekte miteinander verlinken.
Neu: Es lassen sich sogar Project Online und Azure Boards mit Project for the web-Projekten verbinden!
Beispiel:
Als Projektmanager planen wir die Einführung von Microsoft 365. Das Programm Microsoft 365 besteht aus verschiedenen Teilprojekten. Jedes Teilprojekt bekommt einen eigenen Projektplan mit Abhängigkeiten, Meilensteinen, etc. (Exchange, Teams, Sharepoint, etc.)
Unser Entwicklungsteam entwickelt bereits die erste App für Teams und nutzt dabei Azure Boards.
Diese verschiedenen Teilprojekte kombinieren wir in einer Roadmap. Wenn bspw. ein Teilprojektmanager eine Änderung an einer Deadline / Meilenstein vornimmt, ist das in der Roadmap ersichtlich und die Auswirkung auf Folgeprojekt ist sofort zu erkennen.
Diese Roadmaps lassen sich dann auch wie Projektpläne aus P4W in Teams einbinden um z.B. für ein Programm zusammen mit OneNote, Konversation, etc. in einem Teams-Kanal anzeigen.
7. Zusammenfassung
Wann nutze ich jetzt was?
In jedem Falle lohnt es sich auf die neue SaaS-Lösung P4W einen Blick zu werfen.
Sie ist bietet alle notwendigen Funktionen eines Projektmanagement-Tools und lässt sich sogar für agile und hybride PM-Methodiken verwenden und ist dabei aber deutlich besser integriert in den Modern Workplace mit M365 und Teams. Für alle Besitzer einer Project Plan 1 oder höher ist dies jetzt schon möglich. Roadmap geben uns die Möglichkeit einfach auch komplexe Teilprojekte und Programm zu verwalten.
Mit dem Project Accelerator bietet uns Microsoft eine Möglichkeit, bisher fehlende Features quasi nachträglich hinzuzufügen und unser "Basis-Modul" P4W um bekannte und vor allem klassische Funktionen zu erweitern. (Risikomanagement, Budgettracking, Ressourcen, etc.) Die Anbindung via Dataverse an Power Plattform und Dynamics macht es einzigartig.
Für alle, die sich nicht oder wenig mit Cloud, PowerPlattform oder Dynamics365 beschäftigen wollen oder können, bleibt weiterhin das klassische Projekt lokal oder auf Sharepoint Online-Basis das mittels des Desktop-Clients geöffnet werden kann ohne auf Features verzichten zu müssen.
Über den Autor
Daniel Rohregger
Als Projektmanager und Programm Manager für Projektsteuerungsprozesse habe ich mehrere Jahre an internen Projektvorgehen und -Standardprozessen gearbeitet und diese entworfen. Der Fokus liegt immer auf Microsoft 365 und die moderne Zusammenarbeit mit Teams & Co. Aus dieser Erfahrung berichte ich auf meinem Blog.